Présentation
La société Top Office avait pour objectif de remettre sous contrôle le process de réception marchandise en magasin pour garantir la légitimité des litiges émis à l’encontre de ses fournisseurs. Cette remise sous surveillance permet une réduction des dépenses en déclenchant systématiquement les litiges déclarés vers les fournisseurs.
Une analyse du process existant a été réalisée avec les acteurs métiers clés afin d’identifier les zones d’incohérences ou de dérives du bon respect de la procédure. Le cadrage fonctionnel du projet a été réalisé avec les opérationnels terrains et les superviseurs en centrale, ce qui a permis d’établir efficacement l’orientation à donner au projet.
Ce projet intervient sur l’ensemble de la chaîne opérationnelle :
- En magasin auprès des réceptionnaires pour assurer la validité des déclarations, en qualité et en délai.
- Auprès de la direction supply pour la relation avec le fournisseur
- Auprès de la direction financière pour la gestion des litiges en comptabilité et la prise en compte des avoirs émis
Application Power Apps
Fonctionnalités
Pour respecter la promesse d’une gestion 100% automatisée des litiges, une application Power Apps (nommée Boomerang) a été mise en place.
Utilisable sur les Zebra des collaborateurs en magasin, elle est nécessaire à la constitution du dossier de litige :
- Vérification des attendus de réception pour accepter ou non la marchandise livrée
- Prise de photos des marchandises reçues cassées et numérisation du bon de transport emmargé des réserves
- Saisie et validation des quantités trop perçues (non commandées) et manquantes par rapport au bon de livraison (articles facturés, non envoyés)
Ces différentes étapes disposent de verrous techniques afin de contraindre le collaborateur à déclarer les informations clés. Conçue dans une approche didactique, l’application permet également de redonner du sens à la bonne application du nouveau process.
Environnement Power Platform
L’application a été réalisée au sein de l’écosystème Power Platform. Ce choix a été naturellement effectué puisque Top Office consomme déjà une grande partie des solutions Microsoft, déjà interfacées avec le système d’information :
- Récupération de l’annuaire collaborateur pour garantir l’accès à l’application
- Déploiement de l’application encapsulée dans Microsoft Teams via le MDM Microsoft Intune à destination de la flotte de Zebra en magasin.
Créé en PHP avec le framework Symfony et accompagné du bundle API Platform, le Hub a pour rôle de récupérer la donnée métier du SI supply (les commandes fournisseurs) et de traiter les déclarations en transmettant les requêtes à l’application de gestion des litiges via son API privée.
Interface de suivi des litiges
Lorsque les collaborateurs en magasin déclarent leurs réceptions, celles-ci sont transmises à l’application de gestion des litiges (RCL).
Ces déclarations donnent lieu ou non à un litige avec le fournisseur et sont converties le cas échéant en demandes d’avoir auprès du fournisseur.
Les directions supply et financière disposent de l’interface de RCL pour consulter les demandes d’avoirs générées et en visualiser les détails tels que le bon de transport numérisé ou les photos des articles cassés.
La demande d’avoir est ensuite directement transmise au logiciel comptable pour le suivi financier.
L’interface a été développée en PHP avec le framework Symfony, complété du bundle EasyAdmin.
Conduite du changement
Le projet a été intégralement construit avec des acteurs métiers clés du process. Ce groupe de travail a permis de valider le process opérationnel du projet ce qui a grandement facilité son adoption auprès des équipes terrains.
L’ensemble du process et l’utilisation de l’application ont été présentés aux magasins via plusieurs sessions de formation (visioconférences), suivies par près de 150 collaborateurs.
Le nouveau process de réception a été réalisé visuellement pour être affiché dans les réserves des magasins, il permet de suivre pas à pas l’action que doit mener le collaborateur.
Des rapports ont également été créés afin de pouvoir animer le réseau de magasins sur le fruit de leurs actions et ainsi leur rappeler toute l’importance du respect de la procédure.
